Cum știi dacă produsele importate de compania ta intră sub incidența CBAM?

Pentru companiile care importă produse din afara Uniunii Europene, verificarea obligațiilor de mediu nu mai poate fi tratată ca o etapă separată de procesul de achiziție. O comandă externă poate părea simplă din punct de vedere comercial, dar poate aduce responsabilități suplimentare dacă produsele importate intră în categoria celor vizate de mecanismul european privind emisiile de carbon.

În acest context, CBAM trebuie analizat înainte de import, nu după ce produsele au ajuns deja în companie. Firmele trebuie să știe ce cumpără, de unde cumpără, cum sunt încadrate produsele și ce informații pot obține de la furnizori. Dacă această verificare lipsește, compania poate descoperi târziu că are obligații de raportare, documente de pregătit și date care trebuie solicitate din afara organizației.

 

Verificarea începe cu produsele importate

Primul pas este analiza produselor pe care compania le importă. Nu orice produs adus din afara Uniunii Europene intră automat sub incidența CBAM, dar anumite categorii pot fi vizate. De aceea, firma trebuie să își verifice importurile în funcție de natura produselor, codurile folosite în documentele vamale și activitatea furnizorului.

Problema apare atunci când achizițiile sunt analizate doar din perspectivă comercială: preț, termen de livrare, cantitate și calitate. Pentru produsele care pot avea obligații asociate, este importantă și partea de conformare. Compania trebuie să știe dacă importul respectiv intră într-o categorie reglementată și dacă are nevoie de date suplimentare despre emisii.

O verificare internă ar trebui să urmărească:

• ce produse sunt importate din afara Uniunii Europene;

• ce coduri apar în documentele vamale și comerciale;

• dacă produsele se regăsesc în categoriile vizate de mecanism;

• ce cantități sunt importate și cât de des apar aceste achiziții;

• ce informații poate transmite furnizorul despre produs și procesul de fabricație.

Această etapă ajută compania să își dea seama dacă trebuie să trateze importul ca pe o simplă achiziție sau ca pe o operațiune care are și implicații de conformare.

 

Codurile vamale și documentele trebuie corelate

Un element important în identificarea produselor vizate este corelarea documentelor. Factura comercială, documentele vamale, contractele și informațiile primite de la furnizor trebuie privite împreună. Dacă fiecare departament păstrează doar o parte din date, riscul de confuzie crește.

De exemplu, achizițiile pot cunoaște denumirea comercială a produsului, logistica poate avea documentele de transport, iar financiarul poate păstra factura. Persoana responsabilă de conformare are nevoie de toate aceste informații pentru a verifica dacă importul poate intra sub incidența CBAM.

Dacă documentele nu sunt clare, compania poate întâmpina dificultăți în identificarea corectă a produsului. Denumirile comerciale pot fi generale, iar descrierile din facturi pot să nu fie suficiente pentru o analiză completă. De aceea, este important ca firma să păstreze documentele într-un sistem ușor de verificat și să ceară clarificări atunci când informațiile sunt incomplete.

 

Furnizorii trebuie întrebați din timp

Chiar dacă firma importatoare face verificările interne, multe informații importante provin de la furnizor. Acesta poate oferi detalii despre produs, compoziție, procesul de fabricație și datele necesare pentru o eventuală raportare. Dacă furnizorul nu este pregătit sau nu răspunde la timp, compania importatoare poate ajunge într-un blocaj.

De aceea, întrebările către furnizori nu ar trebui lăsate pentru perioada de raportare. Ele trebuie integrate în procesul de achiziție. Înainte de comandă sau înainte de continuarea unei colaborări, firma poate verifica dacă partenerul extern înțelege cerințele și poate transmite datele necesare într-un format clar.

În relația cu furnizorii, compania ar trebui să verifice:

• dacă furnizorul poate confirma încadrarea produsului;

• dacă poate transmite date tehnice și informații despre producție;

• dacă documentele sunt consecvente de la o livrare la alta;

• dacă există o persoană de contact pentru clarificări;

• dacă informațiile pot fi primite înainte de termenele interne stabilite de firmă.

Un furnizor care nu poate oferi date clare poate genera riscuri, chiar dacă prețul său pare avantajos.

 

Responsabilitățile interne trebuie stabilite clar

Identificarea produselor vizate de CBAM nu ar trebui să fie responsabilitatea unei singure persoane care verifică documentele la final. Procesul implică achiziții, logistică, financiar și management. Fiecare departament are o parte din informații, iar lipsa comunicării poate duce la omisiuni.

O firmă bine organizată poate stabili un circuit intern simplu: achizițiile semnalează produsele importate, logistica transmite documentele relevante, financiarul păstrează datele comerciale, iar persoana responsabilă de conformare verifică încadrarea și necesarul de informații suplimentare.

Această organizare reduce riscul ca un produs vizat să fie descoperit prea târziu. În plus, ajută compania să își pregătească din timp evidențele și să evite verificările făcute sub presiunea termenelor.

 

De ce verificarea trebuie făcută înainte de import

Cel mai sigur moment pentru analiză este înainte de plasarea comenzii sau înainte de continuarea unor importuri recurente. Dacă firma verifică produsele abia după livrare, poate fi mai greu să obțină datele necesare de la furnizor sau să corecteze documentele incomplete.

CBAM trebuie privit ca parte din analiza de risc a importurilor. Compania trebuie să știe dacă produsele sunt vizate, ce date trebuie colectate și cine răspunde intern de centralizarea lor. Cu documente clare, furnizori informați și responsabilități bine împărțite, procesul devine mai ușor de controlat.

Pentru firmele care importă produse din afara Uniunii Europene, întrebarea nu este doar cât costă achiziția, ci și ce obligații poate aduce. O verificare făcută din timp poate preveni blocaje, poate reduce riscul de date incomplete și poate ajuta compania să trateze conformarea ca parte firească a deciziei de business.